【Excel入門】Excelで何ができるの？をゼロから解説！仕事をラクにする基本のキ

社会人にとって必需品とも言われるExcel（エクセル）ですが、これまでPC作業に触れてこなかった人や、学校や日常生活で使う機会がなかった人にとっては、あまり馴染みのないツールかもしれません。

しかしいざ働き始めると、Excelを使わない日は一日たりともありません。わからないまま放置してしまうと、簡単な作業に何時間もかかったり、計算ミスで思わぬトラブルを招いたりすることもあります。

この記事では、Excelを触ったことがない方や、名前しか知らないという方に向けて、まずはExcelとはどういったツールなのか、具体的な使い道をわかりやすくご紹介します。

社会人が使う必要があるのかもゼロから解説していきますので、ぜひ最後までご覧ください。

ゆうまる

社会人になればほぼ100%と言っていいレベルでExcelを使います。
まずはExcelとはどんなツールなのかを知っておこうね！

Excelってどんなツール？

Excel（エクセル）は、Microsoft社が提供している「表計算ソフト」です。
文章を作る「Word」や、プレゼン資料を作る「PowerPoint」と並び、ビジネス現場では欠かせない定番のソフトです。

「表計算ツール」という名前ですが、単に電卓のように計算するだけのソフトではありません。
実は、入力したデータを自動で連動させ、瞬時に集計・分析して、誰にでも伝わるグラフなどに可視化してくれる「データ処理のプロ」なんです。

「自動で連動する」と言われてもピンとこないかもしれないので、まずはExcelの画面を見てみましょう。

Excelを開くと、画面いっぱいに縦横のマス目が広がっていますよね。このマス目ひとつひとつを専門用語で「セル」と呼びます。

このセルにはそれぞれ「住所（A1やB2など）」が割り振られていて、場所を特定できるようになっています。

たとえば、
「A1」のセルに『100』
「A2」のセルに『200』

と入力し、A3のセルに「=A1+A2」（※注：元のA1+A1から修正）と指示を出しておくと、Excelは瞬時に「300」という計算結果を出してくれます。

ここからがExcelの真骨頂です。
もし後から「あ、最初の数字は150の間違いだった！」と気づいて書き換えたらどうなるでしょうか？なんと、合計の数字も一瞬でパッと自動的に「350」に変わるのです。

電卓のように「もう一度最初から全部打ち直さなきゃ……」という絶望とは無縁です。1箇所を直せば、それに関連するすべての計算が最新の状態にアップデートされます。

この「1箇所直せば、全部が自動で計算し直される仕組み」があるからこそ、何百行、何千行という膨大なデータであっても、一瞬で集計したりグラフにしたりできるわけです。

💡 ここをチェック！
「自分で計算しなくていい、間違えても勝手に直る」。これがExcelの最大の魅力です。あなたが数字を入力さえすれば、あとはExcelが裏側で、面倒な集計や分析を身代わりになって引き受けてくれますよ。

【なぜ必要？】社会人がExcelを覚えるべき理由

「Excelって、経理の人とか事務職の人だけが使うものでしょ？」

そう思っている方も多いかもしれません。ですが実際は、営業・事務・企画・人事・マーケティングなど、ほとんどすべての仕事でExcelが使われています。

なぜそこまで必要とされているのでしょうか？
理由はとてもシンプルです。

仕事のほとんどは、情報整理と数字管理だからです。

たとえば社会人になると、こんな作業が毎日のように発生します。

売上をまとめる
シフト表を作る
顧客リストを管理する
アンケート結果を集計する
会議資料用のグラフを作る
経費を計算する
スケジュールを整理する

これらを全部手作業でやろうとすると、とんでもなく時間がかかりますし、ミスも増えてしまいます。

そこで活躍するのがExcelです。Excelを使えば、

面倒な計算を自動化できる
同じ作業を一瞬で終わらせられる
大量のデータを整理できる
グラフ化して見やすくできる
ミスを減らせる

つまり、「仕事を速く・正確に進めるための武器」になるわけです。

特に新社会人は、最初のうちは覚えることが多く、作業スピードにも自信が持てない時期です。そんな中でExcelが使えるようになると、単純作業に追われにくくなり、本来やるべき仕事に集中しやすくなります。

さらに、Excelが使える人は職場でかなり重宝されます。

「この表、見やすくまとめてくれて助かる！」
「集計が早いね！」
「資料作るの上手だね！」

こんなふうに、“仕事ができる人”という印象にもつながりやすいのです。

逆に、Excelが苦手なままだと、

毎回同じ作業に時間がかかる
計算ミスをしやすい
周りに何度も聞かないと進められない
資料作成に苦戦する

といった状態になりやすく、仕事のストレスも増えてしまいます。

もちろん最初から完璧に使いこなす必要はありません。まずは、

入力する
表を作る
足し算する
簡単なグラフを作る

このくらいからで十分です。実際、多くの社会人も最初は「Excelって難しそう…」というところからスタートしています。

だからこそ、新社会人のうちに少しずつ慣れておくと、後から本当にラクになりますよ。

💡 ここをチェック！
Excelは「パソコンが得意な人の専門ツール」ではありません。むしろ、“仕事をラクにするための便利道具”です。早いうちに触れておくほど、社会人生活がグッとスムーズになりますよ。

【ざっくり解説！】Excelでできること

ここまで読んで、「Excelが便利そうなのはわかったけど、実際にはどんなことに使われているの？」と思った方もいるかもしれません。

実はExcelには、本当にいろいろな使い道があります。もちろん最初から全部覚える必要はありません。まずは「こんなことができるんだ！」とイメージを掴むだけでOKです。

ここでは、社会人がよく使う代表的な機能を、超ざっくり紹介していきます。

① 表を作って情報を整理できる

Excelの基本中の基本です。たとえば、

顧客リスト
社員名簿
売上表
シフト表
タスク管理表

など、「情報を一覧で見やすく整理する」ことができます。紙で管理するとゴチャゴチャになりやすい情報も、Excelならキレイにまとめられます。

たとえばこんな感じ！

「表に整理する力」は、社会人になるとかなり重要になります。

② 計算を自動でやってくれる

これがExcel最大の強みです。たとえば、

売上の合計
平均点
経費の合計
消費税の計算

などを、一瞬で自動計算できます。しかも数字を修正すると、結果も自動更新されます。電卓だと毎回やり直しですが、Excelなら一度設定すればOKです。

たとえば、「100 + 200 + 300」を毎回打ち直さなくても、数字を入力するだけで勝手に合計してくれます。

💡 ここをチェック！
社会人がExcelを手放せない最大の理由は、「計算ミスを減らしながら、仕事を速くできるから」です。

③ グラフを作って“見える化”できる

数字だけ並んでいる資料って、正直かなり見づらいですよね。Excelでは、入力したデータをボタンひとつでグラフ化できます。たとえば、

売上の推移
アンケート結果
月ごとの成績比較

などを、棒グラフや円グラフにできます。すると、「どこが多いのか」「どこが減っているのか」が一瞬でわかるようになります。会議資料やプレゼンでもよく使われる機能です。

④ 面倒な作業を自動化できる

Excelは、同じ作業を効率化するのも得意です。たとえば、

同じ計算を100行まとめて行う
日付を自動入力する
決まった形式をコピーする

など、人が何回も繰り返す作業を一瞬で終わらせられます。これができるようになると、作業時間がかなり短縮されます。最初は難しそうに見えますが、慣れてくると「もう手作業には戻れない…！」となる人が本当に多いです。

⑤ データを検索・分析できる

Excelは「情報を探す」のも得意です。たとえば、

特定の名前だけ探す
条件に合うデータだけ表示する
売上が高い順に並べる

といったことも簡単にできます。データ量が増えるほど、この便利さを実感します。社会人になると、「大量の情報を扱う仕事」はかなり多いので、Excelがあるだけで仕事のしやすさが大きく変わります。

⑥ 資料作成にも使われる

意外かもしれませんが、Excelは資料作りにも使われます。特に、

集計レポート
管理表
会議用データ
進捗管理シート

などは、Excelで作られることが非常に多いです。会社によっては、「まずExcelを開くところから仕事が始まる」というレベルで毎日使われています。

💡 ここをチェック！
Excelは単なる「計算ソフト」ではありません。情報を整理する、計算する、グラフ化する、分析する、作業を効率化する、つまり“仕事をスムーズに進めるための万能ツール”なんです。
最初は全部できなくて大丈夫。まずは「入力してみる」「簡単な表を作ってみる」だけでも、十分な第一歩ですよ。